ul. Zielonogórska 33, 71-084 Szczecin+48 721 956 919poniedziałek-piątek 8:00-17:00, sobota 9:00-14:00

BLOG

Jak wybrać dobre oprogramowanie warsztatowe?

08.21.2020

Niegdyś prowadząc własny warsztat samochodowy wszystko ewidencjonowane się w specjalnych zeszytach. To do nich trafiał wykaz wszystkich klientów, to w nich znajdowały się szczegółowe opisy usterek, a także informacje na temat kolejnych napraw oraz ściśle z nimi związanych kosztów. To one służyły też mechanikom do udzielania stosownych informacji ich klientom. Dziś jednak, w dobie rozwoju technologicznego, rzadko kiedy się z nich korzysta. Zastąpiło je bowiem profesjonalne oprogramowanie warsztatowe, zbierające to wszystko w całość i prezentujące w wygodnej, elektronicznej formie – przyjaznej zarówno dla właściciela warsztatu, jak i jego klienta. Jak jednak, prowadząc własny warsztat, wybrać system zgodny z naszymi oczekiwaniami i pozbyć się na zawsze niewygodnego zeszytu?

Jak podejść do wyboru oprogramowania warsztatowego?

Krokiem koniecznym do podjęcia już przy podejmowaniu decyzji o przejściu na elektroniczne oprogramowanie warsztatowe jest ustalenie własnych oczekiwań względem niego. Odpowiedzmy sobie na pytanie, co miałby tego typu system usprawnić w prowadzeniu naszego biznesu oraz czego się po nim spodziewamy. Ważne jest również wybranie właściwego modelu biznesowego. Istnieją systemy, za które dokonuje się jedynie jednorazowej opłaty celem „dożywotniego” korzystania z nich – znaleźć możemy również takie, które opłaca się w modelu abonamentowym. Oba z modeli płatności różnią się między sobą między innymi tym, że:

  • Systemy bazujące na abonamencie dają dostęp do większości funkcji w ich obrębie – te z płatnością jednorazową często są ograniczone, z szansą na poszerzanie ich możliwości za pomocą modułów.
  • Płacąc abonament uzyskujemy zazwyczaj stałe wsparcie twórców oprogramowania, na które nie zawsze możemy liczyć w przypadku drugiego modelu.
  • Opcja abonamentowa sprawia, że bez płacenia tracimy dostęp do wszystkich danych (do czasu, gdy nie uiścimy opłaty) – przy oprogramowaniu zakupionym jednorazowo takiej możliwości po prostu nie ma.
  • W opcji abonamentowej funkcje oprogramowania są stale udoskonalane „w pakiecie” – przy płatności jednorazowych dostajemy jedynie to, za co zapłaciliśmy.

Co powinno potrafić nowoczesne oprogramowanie warsztatowe?Diagnostyka komputerowa

Jeżeli już ustaliliśmy nasze oczekiwania względem systemu oprogramowania, który wdrożymy w naszym warsztacie, ale też wybraliśmy model, z którego będziemy chcieli skorzystać przy opłacaniu go, powinniśmy skupić się na funkcjach dostępnych w poszczególnych systemach i to przede wszystkim na ich bazie podjąć ostateczną decyzję. Do tych najważniejszych zaliczyć możemy te wymienione i opisane przez nas poniżej.

Terminarz

Stanowi on jeden z głównych powodów przesiadki z tradycyjnej formy prowadzenia warsztatu na tę elektroniczną. Pozwala na wyszczególnianie statusu napraw dla każdego z klientów, a także ustalanie terminów przyszłych akcji serwisowych. Dzięki niemu w mgnieniu oka można zapisać klienta na określoną godzinę i – ogólnie – zarządzać czasem w swojej firmie.

Moduł SMS

W dzisiejszych czasach każdy z nas jest przyzwyczajony do bycia informowanym o wszelkich zmianach i ważnych rzeczach w obrębie usług, z których korzysta. Moduł SMS umożliwia szybką komunikację z klientem, ale też daje możliwości marketingowe, informując na przykład o zbliżającym się przeglądzie i naszej promocji związanej z jego przeprowadzeniem.

Wycena online

Oprogramowanie powinno pozwalać na przeprowadzenie wyceny online, bez potrzeby wizyty w warsztacie. Jest to bardzo cenna funkcjonalność, zwłaszcza w czasach, kiedy nacisk kładziony jest na transparentność całej usługi, a klienci bardzo uważają na to, by – kolokwialnie mówiąc – „nie być robiony w konia” i naciąganymi na dodatkowe, często zupełnie niepotrzebne wydatki.

Generator faktur

Każdy warsztat samochodowy to, wbrew pozorom i jego specyfice, po prostu zwykła firma, która musi wystawiać faktury za swoje usługi. Dzięki funkcji ich generowania nie tylko oszczędza się masę czasu, ale też można pozbyć się papierowej formy tego dokumentu, przesyłając stosowne dokumenty do klientów drogą mailową.

Inwentaryzacja

Każdy warsztat samochodowy na swoim wyposażeniu ma mnóstwo specjalistycznych narzędzi, również tych mniejszych i łatwych do zgubienia. Porządek nad nimi pozwoli zachować funkcja inwentaryzacji, w mgnieniu oka pokazująca, ile danej rzeczy powinno być jeszcze na stanie.

Dokumentacja i ewidencja napraw

W dobrym oprogramowaniu warsztatowym powinny być zawarte wszystkie informacje na temat przeprowadzanych napraw, najlepiej wraz z dokumentacją zdjęciową. Pozwolą one nam mieć pełną kontrolę nad tym, co robiliśmy i w razie problemów stanowią świetne świadectwo rzetelności przeprowadzanych przez nas usług.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego systemu oprogramowania jest współcześnie podstawą efektywnego działania każdego warsztatu samochodowego, pozwalającą mechanikom mieć pełną kontrolę nad dokonywanymi przez siebie naprawami oraz obsługiwanymi klientami, a tym drugim dającą pełen wgląd na to, co dzieje się z ich autem i za co tak właściwie płacą pieniądze. W żadnym wypadku nie bagatelizujmy więc tego wyboru, zawsze decydując się na system najbardziej adekwatny do naszych wymagań i oczekiwań.